Informace o zpracování osobních údajů

Společnost ČEZ ICT Services, a. s., se sídlem Duhová 3/1531, Praha 4, 140 53, jakožto správce osobních údajů, tímto informuje o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů touto společností, včetně rozsahu práv subjektu údajů souvisejících se zpracováním jejich osobních údajů společností ICTS.

Společnost ČEZ ICT Services, a. s., se sídlem Duhová 3/1531, Praha 4, 140 53, IČO 26470411, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 7309 (dále jen “ICTS“), jakožto správce osobních údajů, tímto informuje o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů touto společností, včetně rozsahu práv subjektu údajů souvisejících se zpracováním jejich osobních údajů společností ICTS.

ICTS zpracovává osobní údaje v souladu s právem Evropské unie, zejména tedy v souladu se směrnicí Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně jednotlivců v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, dále též v souladu s mezinárodními smlouvami, kterými je Česká republika vázána, zejména tedy v souladu s Úmluvou o ochraně osob se zřetelem na automatizované zpracování osobních dat č. 108, vyhlášená pod č. 115/2001 Sb. m. s., a dále v souladu s relevantními vnitrostátními právními předpisy, kterým je zejména zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen “ZOOU“).

Účel a rozsah zpracování osobních údajů

ICTS zpracovává pouze přesné osobní údaje, které získala v souladu se ZOOÚ, přičemž tyto osobní údaje ICTS shromažďuje a zpracovává pouze za stanoveným účelem, v níže uvedeném rozsahu, po dobu trvání smluvního vztahu a následně 10 let po jeho skončení nebo po dobu jednoho roku, pokud k uzavření smlouvy nedojde, pokud právní předpisy nestanoví jinak. 

Základní účely zpracování osobních údajů společností ICTS

  • zpracovávání podkladů pro personální a mzdovou agendu,
  • jednání o smluvním vztahu,
  • poskytování služeb a produktů ICTS,
  • plnění uzavřené smlouvy,
  • vedení účtu a provádění vyúčtování,
  • obchodní účely,
  • průzkum spokojenosti zákazníků,
  • vymáhání pohledávek,
  • hodnocení platební morálky,
  • zkvalitňování služeb,
  • ochrana práv a oprávněných zájmů ICTS,
  • plnění zákonné povinnosti,
  • archivnictví vedené na základě zákona,
  • oprávněné zveřejňování osobních údajů,

Rozsah zpracování osobních údajů společností ICTS

ICTS zpracovává osobní údaje v následujícím rozsahu:

  • identifikační údaje: titul, jméno, příjmení, pohlaví, rodné jméno, datum narození, místo narození, stát narození, státní občanství, číslo průkazu totožnosti a řidičského průkazu, rodné číslo, evidenční číslo cizozemského nositele pojištění, IT identifikátory;
  • adresní údaje: adresa trvalého, příp. přechodného bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, telefon, e-mailová adresa;
  • další osobní údaje: vzdělání (ukončené vzdělání, druh školy, odbornost), předchozí zaměstnavatel, zdravotní způsobilost, údaje o zdravotním stavu, rodinný stav, datum změny rodinného stavu, transakční historie, číslo bankovního účtu, údaje o závazcích a pohledávkách zaměstnance, údaje o výkonu rozhodnutí a exekucích, insolvencích, soudních rozhodnutích, údaje o zdravotní pojišťovně, údaje o důchodu, informace k rozhodnutí o střetu zájmu (jiná výdělečná činnost, členství v statutárním nebo dozorčím orgánu atd.), údaje o osobách blízkých (příjmení, jméno, rodné číslo, datum narození, rodinný vztah, typ a název školy) a další osobní údaje plynoucí z konkrétní smlouvy či ze zákona, obrazový záznam, údaje o odsouzeních a trestech dostupné z rejstříku trestů, nebo z trestně-právních rozsudků.

Zdroje osobních údajů

ICTS získává osobní údaje zejména od subjektu údajů v rámci jednání o uzavření smlouvy, příp. od třetích osob.

ICTS vždy informuje subjekty údajů o tom, kdy je poskytnutí osobních údajů nezbytné pro poskytnutí konkrétní služby a kdy je naopak dobrovolné, avšak poskytnutí takových osobních údajů usnadní vzájemnou komunikaci mezi subjektem údajů a společností ICTS a také významně zefektivní poskytování služeb.

ICTS dále získává osobní údaje z veřejných evidencí, od orgánů státní správy nebo na základě zvláštních právních předpisů.

Za účelem zajištění bezpečnosti ICTS, bezpečnosti poskytovaných služeb a také za účelem dokumentování průběhu staveb mohou být na budovách ve správě či vlastnictví Skupiny ČEZ instalovány kamerové systémy. O umístění kamerových systémů jsou subjekty údajů vždy informovány informačními cedulemi a piktogramy při vstupu do takových prostor. Záznamy z kamerových systémů jsou archivovány po nezbytně nutnou dobu a mimo uvedený účel nejsou dále nijak zpracovávány.

Zpracovatelé a příjemci

Osobní údaje mohou být pro zajištění výše popsaných účelů vedle společnosti ICTS a jejích zaměstnanců zpracovávány také zpracovateli ICTS, a to na základě smluv o zpracování osobních údajů uzavřených v souladu s ZOOÚ.

Zpracovateli osobních údajů ICTS jsou zejména:

  • společnosti Skupiny ČEZ,
  • dodavatelé nebo poskytovatelé služeb,
  • osoby, které poskytují ICTS služby v případě, že se zákazník rozhodne služeb využít,
  • jiné třetí strany, které poskytují nebo přijímají služby v souvislosti s plněním smluvních nebo zákonných povinností ICT.

ICTS zpracovává osobní údaje manuálně i automatizovaně. Ochrana osobních údajů je společností ICTS technicky a organizačně zabezpečena v souladu se ZOOÚ. Stejné zabezpečení vyžaduje ICTS i od zpracovatelů osobních údajů.

ICTS informuje, že osobní údaje mohou být na základě zákonné žádosti předány třetím subjektům, které disponují zákonnou pravomocí předání předmětných osobních údajů vyžadovat.

Práva subjektů údajů

Subjekt údajů je oprávněn požadovat informaci o zpracování svých osobních údajů, o účelu zpracování osobních údajů, rozsahu, případně kategoriích osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, o zdrojích osobních údajů, o povaze automatizovaného zpracování, o zpracovatelích, o příjemcích, případně kategoriích příjemců osobních údajů.

ICTS poskytne sdělení požadovaných informací bez zbytečného odkladu, za přiměřenou úhradu nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí takové informace.

V případě, že subjekt údajů zjistí nebo se domnívá, že ICTS nebo smluvní zpracovatel ICTS provádí zpracování osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem, je subjekt údajů oprávněn:

  • požádat ICTS nebo jeho smluvního zpracovatele o vysvětlení;
  • požadovat, aby ICTS nebo jeho smluvní zpracovatel odstranili takto vzniklý stav; zejména je subjekt údajů oprávněn požadovat blokaci, provedení opravy, doplnění nebo likvidaci osobních údajů.

ICTS vždy bez zbytečného odkladu informuje subjekt údajů o vyřízení jeho žádosti. Subjekt údajů má právo kdykoliv se obrátit se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů.

Nařízení GDPR

ICTS si tímto dovoluje informovat, že dne 25. května 2018 nabyde účinnosti Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů; dále jen „GDPR“), které bude přímo účinné i v rámci právního řádu České republiky. V návaznosti na tuto skutečnost bude tato Informace o zpracování osobních údajů aktualizována tak, aby ke dni 25. května 2018 zcela reflektovala novou právní úpravu ochrany osobních údajů fyzických osob upravenou v GDPR.

Vymezení užitých pojmů

  • osobní údaj – osobním údajem je jakákoliv informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů; subjekt údajů se považuje za určený nebo určitelný, jestliže lze subjekt údajů přímo či nepřímo identifikovat;
  • subjekt údajů – subjektem údajů je fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují;
  • správce – správcem je každý subjekt, který určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování a odpovídá za něj;
  • zpracovatel – zpracovatelem je každý subjekt, který na základě zvláštního zákona nebo pověření správcem zpracovává osobní údaje podle tohoto zákona;
  • příjemce - příjemcem je každý subjekt, kterému jsou osobní údaje zpřístupněny;
  • zpracování osobních údajů - zpracováním osobních údajů je jakákoliv operace nebo soustava operací, které správce nebo zpracovatel systematicky provádějí s osobními údaji, a to automatizovaně nebo jinými prostředky; zpracováním osobních údajů se rozumí zejména shromažďování, ukládání na nosiče informací, zpřístupňování, úprava nebo pozměňování, vyhledávání, používání, předávání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměna, třídění nebo kombinování, blokování a likvidace;
  • veřejná evidence – veřejnou evidencí je pro účely tohoto dokumentu (i) veřejný rejstřík dle zákona č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob, ve znění pozdějších předpisů, tzn. spolkový rejstřík, nadační rejstřík, rejstřík ústavů, rejstřík společenství vlastníků jednotek, obchodní rejstřík a rejstřík obecně prospěšných společností; (ii) a další registry ve smyslu č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů