4. Účely, právní tituly a doba zpracování osobních údajů

 Právním titulem pro naše zpracování osobních údajů subjektu údajů ve smyslu Nařízení GDPR může být:

 

• udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů (čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení GDPR);

            Váš souhlas sbíráme jen ve specifických případech, kdy předmětné zpracování osobních údajů není realizováno na základě jiného právního titulu. V těchto případech jste vždy informováni, za jakým konkrétním účelem, po jak dlouhou dobu atd. bude váš souhlas sbírán a evidován, přičemž udělení vašeho souhlasu s daným zpracováním osobních údajů je dobrovolné a můžete jej kdykoliv odvolat, a to ať již postupem definovaným pro daný konkrétní případ zpracování osobních údajů nebo obecně prostřednictvím požadavku na pověřence pro ochranu osobních údajů GDPR ČEZ (cez.cz).  

• zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů (čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení GDPR);

            V rámci tohoto zpracování osobních údajů jste vy nebo váš zástupce smluvní stranou připravované nebo uzavírané smlouvy, tedy máte k dispozici obsah dané smlouvy a současně i informace související se zpracováním osobních údajů. Případně, pokud je smlouva uzavírána např. elektronicky prostřednictvím konkrétních webových stránek nebo webové aplikace, jsou informace ke zpracování osobních údajů pro tento konkrétní účel vždy uvedeny přímo na dané webové stránce či v aplikaci.

• zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje (čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení GDPR);

            Na naši společnost dopadá mnoho zákonných povinností z českých i evropských právních předpisů. Pro větší přehlednost a vaší lepší informovanost v přehledu konkrétních účelů přiloženém níže uvádíme základní právní předpisy, které jsou určující pro oblasti zpracování osobních údajů založené na splnění právní povinnosti.  

• zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby (čl. 6 odst. 1 písm. d) Nařízení GDPR);

            Na základě tohoto právního titulu běžně nezpracováváme vaše osobní údaje. K danému zpracování osobních údajů by tak mohlo dojít pouze za zcela mimořádných okolností, o kterých byste byli námi informováni, včetně sdělení bližších informací ohledně případného takovéhoto zpracování vašich osobních údajů.

• zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce (čl. 6 odst. 1 písm. e) Nařízení GDPR);

            Na základě tohoto právního titulu běžně nezpracováváme vaše osobní údaje. K danému zpracování osobních údajů by tak mohlo dojít pouze za zcela mimořádných okolností, o kterých byste byli námi informováni včetně sdělení bližších informací ohledně případného takovéhoto zpracování vašich osobních údajů.

• zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě (čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení GDPR).

            Oprávněným zájmem naší společnosti je zejména zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví osob a majetku, vedení potřebných interních evidencí (např. seznamy kvalifikací zaměstnanců dodavatelů pracujících v našich objektech, přehledy žádostí o dary apod.), dále ověřování způsobilosti u klíčových zaměstnanců, příprava smluv s dodavateli, zákazníky a zaměstnanci, marketingové průzkumy atd. Ve všech případech zpracování osobních údajů, které je založeno na právním titulu oprávněného zájmu správce osobních údajů provádíme tzv. balanční test. Ke zpracování osobních údajů přistoupíme až v okamžiku, kdy máme testem ověřeno, že naše zájmy převažují nad zájmy, právy a svobodami dotčených subjektů údajů. Při samotném zpracování osobních údajů vždy důsledně dbáme na to, aby zájmy, práva a svobody subjektů údajů byly dotčeny v co nejmenší možné míře.  

Přehled konkrétních účelů, právních titulů a dob, po kterou budou osobní údaje uloženy, naleznete v přiložené tabulce. Právní tituly s označením A–F jsou definovány výše.

ÚČEL ZPRACOVÁNÍ OÚ

PRÁVNÍ TITUL

RETENČNÍ LHŮTA

PRÁVNÍ PŘEDPISY

zákon č. 69/2006 Sb., o provádění mezinárodních sankcí

Compliance ověřování smluvních partnerů a uchazečů o zaměstnání

C F

Až 5 let

zákon č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu

Po dobu trvání pracovní zákon č. 240/2000 Sb., krizový zákon

Fyzická ochrana	C	smlouvy nebo smluvního vztahu s dodavatelem	zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti
Public Relations	B F	Až 1 rok
Nábor zaměstnanců a stipendijní program pro studenty	A B F	Po dobu trvání souhlasu nebo až 11 let
Nahrávání hovorů telefonní linky integrovaného bezpečnostního operačního centra	F	6 měsíců
Vyhledávání a analýza / vyhodnocení dat v napojených systémech	C F	Až 1 rok	vyhláška č. 82/2018 Sb., o kybernetické bezpečnosti zákon č. 181/2014 Sb., o kybernetické bezpečnosti
Ochrana a zpracování osobních údajů	C F	Až 11 let	nařízení 2016/679/EU obecné nařízení o ochraně osobních údajů zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů
Oznamování a prošetřování možného porušení předpisů (whistleblowing)	C	5 let od ukončení šetření	zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů
Plnění agendy pověřence pro ochranu osobních údajů	B C	5 let	nařízení 2016/679/EU obecné nařízení o ochraně osobních údajů zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů
Poštovní a spisová služba	F	Dle skartační lhůty příslušného dokumentu
Realizace informační a kybernetické bezpečnosti	B C F	Až 11 let	zákon č. 181/2014 Sb., o kybernetické bezpečnosti vyhláška č. 82/2018 Sb., o kybernetické bezpečnosti
Smluvní dokumentace k financování	B	5 let
Vedení evidence záznamů o pracovních úrazech	C	45 let	nařízení vlády č. 201/2010 Sb., o způsobu evidence úrazů, hlášení a zasílání záznamu o úrazu zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce
Zpracování účetních podkladů	C	11 let od ukončení ročního účetního období.	zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád